进行年度实物盘点的说明

Steps for Inventory Verification

Prepare the Inventory List
- 库存列表将按建筑和房间编号排序，以便同一房间中的物品将在列表中分组. 但是，您可以自由地根据您所在部门的需要对列表进行排序.
- It is advised to fill out the inventory list digitally in Excel; if you choose to print out the inventory list and write in the information, 在提交之前，所有笔记都需要转移到excel列表中.
查找、验证并记录清单上每个资产的实际位置.
- Work down the list locating each tag number.
- If an asset cannot be located, inform the Property Custodian, 等其他资产都找到了再搜索.
- Once an asset is located:
  - Compare the equipment's tag number, description, 并将序列号与库存清单上提供的信息相匹配.
    - 如果序列号或描述等信息缺失或不正确，请使用属性更新表单. (这必须得到物业管理人的确认)
  - 在“实际建筑/房间号”栏下记录资产的位置. (This must be recorded for EVERY tag number)
  - Record the asset's condition as
    - Good – New or in great shape
    - Fair – Mediocre
    - Poor – Bad shape
  - 填写所需文件(见文件页)
Complete the Inventory Certification form
- 在将库存证明表格发送给物业保管人之前，每个验证者必须在该表格上签名并注明日期.
向物业保管人提交所有文件
- 物业保管人必须审阅并签署所有适当的文件.
- 所有没有物业保管人签名的提交将被拒绝.
Submit to Property Management
- 以下文件必须在6月15日之前通过电子邮件发送给物业管理:
  - The signed inventory certification
  - 完成的库存电子表格(以Excel文件的形式)
  - Any relevant property forms

所有提交和通信电子邮件必须在主题行中包含部门名称或缩写，后跟“FY22库存”.

Definitions

Property Custodian:

负责本部门库存以外设备的个人.
这个角色被任命为系主任或系主任.

Equipment Manager:

部门员工，作为物业管理的主要联系人.

Verifier:

进行库存核查的全职员工.
财产保管人不能是验证者.

The Inventory List:

包含部门内所有标记设备信息的Excel电子表格.
某些字段故意留空，由每个部门记录.

Asset:

由于其成本或性质而贴上LU属性标签的设备.

GOVERNMENT CODE

TITLE 4. EXECUTIVE BRANCH

SUBTITLE A. EXECUTIVE OFFICERS

CHAPTER 403. COMPTROLLER OF PUBLIC ACCOUNTS

SUBCHAPTER A. GENERAL PROVISIONS

Liability for Property Loss

Sec. 403.275. LIABILITY FOR PROPERTY LOSS. 在某一特定情况下，本条所规定的法律责任可由一人以上连带承担. 在下列情况下，个人对国家遭受的损失负有经济责任:

agency property disappears, 因为一个机构的领导失败了, property manager, or agency employee entrusted with
对财产的妥善保管应给予合理的注意;
代理机构的财产恶化是代理机构负责人失败的结果, property manager, or agency employee entrusted
with the property to exercise reasonable care to maintain and service the property; or
机构财产因任何国家官员或雇员的故意不法行为或疏忽行为而受到损害或毁坏.

Added by Acts 1991, 72nd Leg., 2nd C.S., ch. 8, Sec. 2.30.

向主计长和司法部长报告

Sec. 403.276. 向审计长和司法部长汇报.

如果一个国家机构的负责人或财产经理有合理的理由相信该机构拥有的任何财产已经丢失, destroyed, 或因任何国家的疏忽而受损
official or employee, 机构负责人或物业管理人应当报失, destruction, 或对审计长和总检察长的损害不迟于审计长规定的日期. 如果一个国家机构的负责人或物业经理有合理的理由相信
中情局所有的财产都被偷走了, 机构负责人或物业管理人应将盗窃案报告主计长, the attorney general, 适当的执法机构不迟于主计长确定的日期.
司法部长可调查根据第(a)款收到的报告。.
如果司法部长根据第(b)款进行的调查显示，财产损失是由于州政府官员或雇员的疏忽造成的, 司法部长应书面要求该官员或雇员赔偿损失.
如果司法部长根据第(c)款提出的要求被拒绝或无视, 司法部长认为必要时，可以采取法律行动追回财产的价值.
根据本条针对州政府官员或雇员提起的所有诉讼均在特拉维斯有适当管辖权的法院进行

Added by Acts 1991, 72nd Leg., 2nd C.S., ch. 8, Sec. 2.30. Amended by Acts 2001, 77th Leg., ch. 1158, Sec. 18, eff. June 15, 2001.

Failure to Keep Records

Sec. 403.277. FAILURE TO KEEP RECORDS. 国家机关未按本章规定保存记录或未按本章规定进行年度盘点的, 审计长可以拒绝签发认股权证或代表该机构发起电子资金转移.

Added by Acts 1991, 72nd Leg., 2nd C.S., ch. 8, Sec. 2.30.